Co powinien zrobić płatnik składek?

W sytuacji gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika składek w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, jakie pojawiły się w "Informacji" (dotyczy danych identyfikacyjnych, adresowych lub kwot składek w wysokości nominalnej), płatnik zobowiązany jest dokonać analizy dokumentów przekazanych do ZUS i poinformować ubezpieczonego o jej wynikach.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, płatnik składek powinien - w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości - przekazać do ZUS korygujące i/lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i/lub rozliczeniowe).

Jeżeli nieprawidłowości dotyczą braku składki lub niewłaściwej wysokości składki i ubezpieczony zgłosił do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych w ZUS, płatnik jest zobowiązany:

• w ciągu 60 dni od otrzymania wniosku - wydać ubezpieczonemu na piśmie informację o sposobie rozpatrzenia jego wniosku
  i w przypadku stwierdzenia błędów i uwzględnienia wniosku,
• w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych - sporządzić i przekazać do ZUS odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe (brakujące lub korygujące).

W przypadku, gdy chodzi o nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE - płatnik powinien dokonać także analizy wpłat na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) i w razie stwierdzenia nieprawidłowości - dokonać wpłat lub uzupełnienia wpłat, a w przypadku błędów w dokumentach płatniczych - wyjaśnić je w instytucji obsługującej wpłaty lub w ZUS.

W sytuacji gdy nieprawidłowości w dokumentach stwierdzone zostaną przez ZUS w wyniku postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego w związku ze zgłoszonymi przez ubezpieczonych reklamacjami dotyczącymi braku składek lub niewłaściwej wysokości składek - płatnik składek jest zobowiązany złożyć stosowne dokumenty korygujące lub brakujące w terminie 30 dni od dnia:

• otrzymania z ZUS zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach,
• uprawomocnienia się decyzji - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji,
• otrzymania protokołu kontroli - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze kontroli.

Sposób i terminy przekazywania danych do ZUS i/lub korygowania przekazanych do ZUS danych oraz zasady opłacania składek na ubezpieczenia społeczne - reguluje ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r., nr 205, poz. 1585, z późn. zm.).

Szczegółowe informacje nt. sporządzania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych oraz zasad opłacania składek zawarte są w poradnikach:

• Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych,
• Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych,
• Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, ustalania podstawy wymiaru oraz rozliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Zasady rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński,
• Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących.

Poradniki udostępniane są w Internecie pod adresem
http://www.zus.pl/default.asp?id=1091

Wzory formularzy ubezpieczeniowych oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu określa obowiązujące od 1 stycznia 2010 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - Dz.U. nr 186, poz. 1444, z późn. zm.

(od 1 stycznia 1999 r. do 30 czerwca 2008 r. obowiązywało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów - Dz.U. nr 149, poz. 982, z póżn. zm., a od 1 lipca 2008 r. do 31 grudnia 2009 r. - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów - Dz.U. nr 112, poz. 717).

Płatnik składek zobowiązany jest przekazywać ubezpieczonemu, na piśmie (np. na formularzu ZUS RMUA - raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej), informacje o danych wykazanych za niego w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS - w celu ich weryfikacji. Informacje powinny zawierać także symbol oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę ich sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.