Co należy zrobić gdy "Informacja" zawiera nieprawidłowe dane?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących:

• danych osobowych ubezpieczonego, tj. imienia, nazwiska, numerów PESEL i NIP oraz serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu (uwaga: seria i numer dowodu osobistego albo paszportu podawane są tylko w przypadku braku numerów PESEL i NIP lub jednego z nich),
• danych adresowych,
• kwot składek lub braku składek (w wysokości nominalnej - I filar, a w odniesieniu do informacji za rok 2005 - także II filar),

należy zwrócić się do płatnika składek (aktualnego - w przypadku nieprawidłowości dotyczących danych adresowych) - w celu wyjaśnienia, czy w dokumentach przekazanych do ZUS zostały podane prawidłowe dane. Jeżeli w dokumentach przekazanych do ZUS płatnik składek podał nieprawidłowe dane, powinien sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty korygujące lub uzupełnić brakujące dokumenty ubezpieczeniowe i/lub wpłaty na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS). W przypadku, gdy płatnik stwierdzi, że poprawnie sporządził dokumenty ubezpieczeniowe i przekazał je do ZUS oraz dokonał prawidłowych wpłat na FUS, albo płatnik już nie istnieje lub z innych przyczyn wyjaśnienie nieprawidłowości nie jest możliwe u płatnika składek - należy złożyć reklamację w ZUS.

W sytuacji gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika składek w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, jakie pojawiły się w "Informacji" , płatnik zobowiązany jest dokonać analizy dokumentów przekazanych do ZUS i poinformować ubezpieczonego o jej wynikach.

Zasadniczo, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych do ZUS dokumentach, płatnik składek powinien w terminie 7 dni (od stwierdzenia nieprawidłowości) przekazać do ZUS odpowiednie korygujące i/lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i/lub rozliczeniowe).

Jednakże, w przypadku gdy w "Informacji" z ZUS nie są wykazane wszystkie składki (np. brak jest składek za niektóre miesiące) lub wykazane kwoty składek są nieprawidłowe, ubezpieczony powinien zgłosić do płatnika składek - na piśmie lub do protokołu - "wniosek o sprostowanie danych", tj. wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych lub przekazanie do ZUS brakujących dokumentów ubezpieczeniowych.

Płatnik składek jest zobowiązany sprawdzić czy przekazał do ZUS prawidłowe dane i w terminie 60 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie danych - poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku.

Jeżeli płatnik stwierdzi błąd w przekazanych do ZUS dokumentach lub nie przekazał wszystkich wymaganych dokumentów, powinien sporządzić i przekazać do ZUS stosowne dokumenty (korygujące lub brakujące) - w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia jego wniosku o sprostowanie danych.

W przypadku, gdy chodzi o nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE - płatnik powinien dokonać także analizy wpłat na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) i w razie stwierdzenia nieprawidłowości - dokonać wpłat lub uzupełnienia wpłat, a w przypadku błędów w dokumentach płatniczych - wyjaśnić je w instytucji obsługującej wpłaty lub w ZUS.

W przypadku gdy:

• płatnik (np. pracodawca) stwierdzi, że poprawnie sporządził dokumenty ubezpieczeniowe i przekazał je do ZUS (oraz - w przypadku nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE - że dokonał prawidłowych wpłat na FUS),
  lub
• płatnik odmówi sprostowania danych (lub dokonania, uzupełnienia lub skorygowania wpłat na FUS - w przypadku nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE),
  lub
• płatnik (zakład pracy) nie istnieje,

w celu wyjaśnienia niezgodności ubezpieczony powinien zwrócić się do ZUS, najlepiej do jednostki właściwej ze względu na swoje miejsce zamieszkania.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących kwoty:

• zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne,
• zwaloryzowanego kapitału początkowego,
• składek, odpowiednio: należnych lub odprowadzonych, na OFE (II filar) - ogółem za okres do 31 grudnia danego roku,

a także w przypadku nieotrzymania "Informacji" lub otrzymania kilku "Informacji" za dany rok - należy zgłosić reklamację w ZUS.

W przypadku, gdy reklamacja dotyczy braku składek lub nieprawidłowej wysokości składek (w wysokości nominalnej) do reklamacji należy dołączyć:

• dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
• kopię otrzymanej od płatnika składek (np. pracodawcy) informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie stwierdził u siebie błędów lub nie uwzględnił wniosku ubezpieczonego i nie będzie korygował danych (i/lub wpłat na FUS)
  lub
• oświadczenie, że płatnik składek odmówił ubezpieczonemu wydania ww. dokumentów lub że płatnik składek już nie istnieje.

W reklamacji dotyczącej kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego wskazane jest podanie daty wystawienia i znaku decyzji ZUS w sprawie kapitału początkowego oraz wysokości kapitału początkowego, wykazanej w tej decyzji (w razie otrzymania z ZUS kilku decyzji w tej sprawie - należy podać ww. dane - z ostatniej decyzji).

Reklamację można:

• przesłać za pośrednictwem poczty,
• złożyć bezpośrednio w jednostce ZUS,
• przekazać drogą internetową - poprzez stronę: http://eup.zus.pl/ wykorzystując formularz ZUS - ERU (uwaga: wymagane jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu),
• zgłosić telefonicznie (pod numerem infolinii 801-400-400) - jeśli nie jest wymagane załączenie jakichkolwiek dokumentów.

Reklamacje pisemne mogą być przekazywane do ZUS:

• na formularzu ZUS ZRU, który jest dostępny w każdej jednostce terenowej ZUS oraz na tej stronie internetowej (pobierz plik), a także na stronie: www.mojaemerytura.zus.pl
• w formie dowolnie sformułowanego pisma, z podaniem danych umożliwiających identyfikację ubezpieczonego w systemie informatycznym ZUS (tj. nazwiska i imienia, numerów PESEL i NIP, a w przypadku braku tych numerów lub jednego z nich - serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu) oraz adresu i numeru telefonu.

Wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie może być udowadniana zeznaniami świadków.

Reklamacja może być zgłaszana w dowolnej jednostce ZUS, ale jej rozpatrzenia dokonuje jednostka właściwa ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego.

Postępowanie wyjaśniające w sprawie niewłaściwej wysokości lub braku składek powinno być zakończone przez ZUS w ciągu 3 miesięcy, a postępowanie szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania reklamacji.

Z uwagi na zapewnienie ochrony danych osobowych ubezpieczeni, którzy osobiście będą chcieli wyjaśnić w ZUS zapisy na swoim koncie, powinni wylegitymować się dokumentem potwierdzającym tożsamość.

• brak "Informacji" - za dany rok/okres,
• otrzymanie więcej niż jednej "Informacji" - za dany rok/okres (w tym przypadku dodatkowo istotne jest podanie w reklamacji identyfikatorów wszystkich otrzymanych "Informacji" za dany rok/okres),
• nieprawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
• nieprawidłowe dane adresowe ubezpieczonego,
• brak składki - w wysokości nominalnej (w tym przypadku w reklamacji dodatkowo należy wskazać miesiące, za które brak jest składki oraz podać dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek zobowiązanego/zobowiazanych do rozliczenia składek za ten okres - nazwę lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL),
• nieprawidłowa wysokość składki - w wysokości nominalnej (w tym przypadku w reklamacji dodatkowo należy wskazać miesiące, za które składka została wykazana w niewłaściwej wysokości oraz podać dane identyfikacyjne płatnika/płatników, który/którzy rozliczał/rozliczali te składki - nazwę lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL),
• brak kwoty składek należnych na OFE ,
• nieprawidłowa wysokość składek należnych na OFE,
• brak kwoty składek odprowadzonych do OFE,
• nieprawidłowa wysokość składek odprowadzonych do OFE,
• brak kwoty zwaloryzowanych składek,
• nieprawidłowa wysokość zwaloryzowanych składek,
• brak kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego,
• nieprawidłowa wysokość zwaloryzowanego kapitału początkowego,
• inne niż wymienione powyżej (należy podać jaki/jakie).

Zgłaszając reklamację, ubezpieczony powinien podać wszystkie dane niezbędne do jej rozpatrzenia (dane identyfikacyjne i adresowe ubezpieczonego, przyczynę reklamacji i dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek).

W przypadku stwierdzenia braku składki/składek lub niewłaściwej wysokości składki/składek (w wysokości nominalnej) - ubezpieczony powinien pamiętać także o konieczności dołączenia do reklamacji odpowiednich dokumentów (tj. dokumentów potwierdzających wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz kopii otrzymanej od płatnika składek informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku ubezpieczonego o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie stwierdził u siebie błędów lub że nie uwzględnił wniosku i nie będzie korygował danych (i/lub wpłat na FUS) albo oświadczenia, że płatnik składek odmówił ubezpieczonemu wydania ww. dokumentów lub że płatnik składek już nie istnieje).

W reklamacji dotyczącej kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego wskazane jest podanie daty wystawienia i znaku decyzji ZUS w sprawie kapitału początkowego oraz wysokości kapitału początkowego, wykazanej w tej decyzji (w razie otrzymania z ZUS kilku decyzji w tej sprawie - należy podać ww. dane - z ostatniej decyzji).

Bez względu na to, czy nieprawidłowości dotyczą tylko jednej, czy kilku danych wykazanych w otrzymanej - za dany rok(okres) - "Informacji o stanie konta" - składa się jedną reklamację (z podaniem wszystkich przyczyn).

Reklamacja musi być podpisana przez ubezpieczonego.

• dane identyfikacyjne ubezpieczonego (PESEL, NIP, ewentualnie - ale tylko w przypadku gdy brak jest numeru PESEL i/lub NIP - rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości),
• dane adresowe ubezpieczonego,
• przyczyna /przyczyny reklamacji
• dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek (nazwa lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL).

Ponadto wskazane jest, aby w reklamacji (za wyjątkiem reklamacji dotyczącej braku "Informacji") podany był identyfikator "Informacji", której reklamacja dotyczy.

W przypadku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, np. z płatnikiem składek, "Informacja" będzie przekazana ubezpieczonemu po jego zakończeniu.

Po otrzymaniu „Informacji o stanie konta ubezpieczonego w ZUS” według stanu np. na 31 grudnia 2010 roku Zakład prosi o weryfikację zawartych w niej danych oraz sprawdzenie, czy ubezpieczony otrzymał wszystkie należne Informacje za poprzednie lata (tj. w tym przypadku - lata z okresu 1999 - 2009).

Dane wykazane w Informacjach są odzwierciedleniem danych zapisanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS w oparciu o dokumenty przekazane przez  płatników składek (np. pracodawców, zleceniodawców) i będą odpowiednio uwzględniane przy przyznawaniu i wyliczaniu emerytury z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, w przypadku stwierdzenia, że Informacja zawiera nieprawidłowości należy jak najszybciej wyjaśnić to u swojego płatnika składek, a w razie braku takiej możliwości - zgłosić reklamację w ZUS.

W przypadku nieotrzymania którejkolwiek z Informacji z okresu 1999 - 2010, należy zgłosić w tej sprawie reklamację w ZUS. Reklamację taką można zgłosić:

• na dedykowanym formularzu ZUS ZRU lub w postaci dowolnie sformułowanego pisma:
  • osobiście - w najbliższej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS (w tym przypadku istnieje możliwość uzyskania brakującej Informacji „od ręki”),
  • za pośrednictwem poczty - do najbliższej terenowej jednostki  organizacyjnej ZUS, 
  (wykaz jednostek organizacyjnych Zakładu i wzór formularza ZUS ZRU znajduje się na stronie internetowej  www.zus.pl ),
• telefonicznie, dzwoniąc na ogólnopolską infolinię ZUS: 801-400-400 (czynną od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 - 18.00),
• drogą elektroniczną - wykorzystując formularz dostępny poprzez serwis internetowy Zakładu pod adresem http://eup.zus.pl/ (wymagane jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego).

plik w formacie PDF

Program Adobe Reader można pobrać ze strony firmy Adobe.

Formularz po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu (przez ubezpieczonego) można przesłać (wraz z wymaganymi/niezbędnymi w danym przypadku załącznikami) - do dowolnej jednostki terenowej ZUS, najlepiej do jednostki właściwej ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego (tj. jednostki właściwej do rozpatrzenia reklamacji ubezpieczonego).
Wykaz terenowych jednostek organizacyjnych ZUS znajduje się na stronie internetowej pod adresem: http://www.zus.pl/instyt/Oddzialy.

Formularz ten można, wypełnić i przekazać elektronicznie przy pomocy serwisu Elektroniczny Urząd Podawczy (wymagane posiadanie Bezpiecznego podpisu elektronicznego).

dalej powrót